Apa Itu Expiry Date Tracking dan Bagaimana Cara Kerjanya di WMS 

 

Mencatat tanggal kedaluwarsa di kertas atau spreadsheet adalah langkah pertama, tetapi belum bisa disebut pelacakan. Expiry date tracking berarti tanggal kedaluwarsa menjadi bagian hidup dari data stok: ia ikut berpindah bersama barang, memengaruhi barang mana yang boleh diambil, dan memicu peringatan sebelum masalah terjadi. 

Artikel ini menjelaskan konsepnya, alur kerjanya dari penerimaan sampai pengeluaran, dan apa yang membedakan sistem yang benar-benar melacak dari sekadar menyimpan data. Ini bagian dari panduan lengkap manajemen expiry date. 

 

Definisi Sederhana 

Expiry date tracking adalah proses mencatat, memantau, dan mengendalikan tanggal kedaluwarsa setiap barang selama berada di rantai gudang, mulai dari barang diterima hingga keluar. Tujuannya ada tiga: 

  • Memastikan barang yang paling dulu kedaluwarsa dikeluarkan lebih dulu. 
  • Memberi peringatan dini sebelum barang melewati batas. 
  • Mencegah barang kedaluwarsa terkirim ke pelanggan. 

 

Perbedaannya dengan sekadar pencatatan: pelacakan bersifat aktif. Sistem tidak hanya menyimpan tanggal, tetapi menggunakannya untuk mengambil keputusan atau memicu tindakan. 

 

Alur Kerja Expiry Tracking dari Awal sampai Akhir 

Tahap 1: Penerimaan barang (inbound) 

Saat barang tiba, petugas memindai kemasan. Sistem membaca atau meminta input data berikut: kode barang (SKU atau GTIN), nomor batch atau lot, tanggal produksi bila ada, dan tanggal kedaluwarsa. 

Sistem yang baik langsung melakukan validasi. Apakah tanggal masuk akal? Apakah sisa umur simpannya memenuhi standar minimum? Jika tidak, penerimaan bisa ditahan atau diberi tanda untuk persetujuan. Pencegahan kesalahan input dibahas di Kesalahan Input Expiry Date. 

 

Tahap 2: Penempatan (putaway) 

Barang ditempatkan ke lokasi tertentu, dan sistem mencatat hubungan antara lokasi, batch, dan tanggal kedaluwarsa. Sistem bisa mengarahkan petugas ke lokasi yang sesuai, misalnya mencegah penempatan batch berbeda di slot yang sama bila kebijakan melarangnya. Lihat Penataan Lokasi Penyimpanan untuk Barang dengan Expiry Berbeda. 

 

Tahap 3: Penyimpanan dan monitoring 

Selama barang tersimpan, sistem terus menghitung sisa umur simpan. Barang yang memasuki rentang peringatan, misalnya 90, 60, atau 30 hari menjelang expiry, ditandai dan muncul di laporan atau dashboard. Strateginya ada di Alert dan Early Warning Expiry. 

 

Tahap 4: Pengambilan pesanan (picking) 

Inilah momen terpenting. Ketika pesanan masuk, sistem menentukan barang mana yang harus diambil. Dengan aturan FEFO, sistem mengarahkan petugas ke lokasi yang berisi barang dengan expiry terdekat. Barang yang sudah melewati expiry atau batas kebijakan diblokir dari pengambilan. 

 

Tahap 5: Pengiriman dan retur 

Saat barang keluar, sistem mencatat batch atau unit mana yang dikirim ke pelanggan mana. Jika ada retur, barang diperiksa ulang: sisa umurnya masih memenuhi syarat untuk dijual kembali atau harus dikarantina. Lihat Retur Barang dan Pengecekan Expiry. 

 

Tahap 6: Penanganan akhir 

Barang yang tidak terselamatkan dikarantina dan dicatat untuk pemusnahan, lengkap dengan alasan dan dokumentasinya. Lihat Prosedur Pemusnahan. 

 

Komponen Data yang Perlu Disimpan 

Agar pelacakan berjalan, sistem setidaknya menyimpan: 

  • Identitas barang: SKU, GTIN, nama, kategori. 
  • Identitas batch atau unit: nomor batch/lot, dan serial number bila pelacakan per unit. 
  • Tanggal: produksi, kedaluwarsa, dan jenisnya (expiry atau best before). 
  • Aturan produk: total shelf life, ambang peringatan, batas minimum sisa umur saat terima, dan batas minimum saat kirim. 
  • Lokasi dan status: lokasi rak, status (tersedia, karantina, diblokir, rusak). 
  • Riwayat pergerakan: siapa memindahkan apa, kapan, dari mana ke mana. 

 Tanpa aturan produk, sistem hanya menjadi penyimpan tanggal. Dengan aturan produk, sistem bisa mengambil tindakan. 

 

Tiga Tingkat Kematangan Expiry Tracking 

Tidak semua gudang berada di tingkat yang sama. Berikut gambaran umum yang bisa dipakai untuk menilai posisi Anda. 

Tingkat 1: Manual. Tanggal dicatat di kertas atau spreadsheet. Pengecekan dilakukan dengan mengurutkan data atau berkeliling rak. Mudah dimulai, tetapi bergantung pada ingatan dan ketekunan orang. 

Tingkat 2: Sistem mencatat. Ada aplikasi yang menyimpan batch dan expiry, dan bisa menampilkan laporan barang mendekati expiry. Tetapi pengambilan barang masih mengandalkan kebijaksanaan petugas, sehingga FEFO bisa dilanggar tanpa terdeteksi. 

Tingkat 3: Sistem mengendalikan. WMS memandu picking berdasarkan expiry, memblokir barang yang tidak layak, mengirim peringatan otomatis, dan menolak penerimaan yang tidak sesuai standar. Di tingkat ini, kepatuhan terhadap aturan tidak lagi bergantung pada kebiasaan individu. 

Sebagian besar kerugian kedaluwarsa terjadi di Tingkat 1 dan 2, karena aturan ada di kepala orang, bukan di sistem. 

 

Batch-Level vs Item-Level Tracking 

Ada dua cara memperlakukan identitas barang dalam tracking. 

Pada batch-level, sistem mencatat bahwa batch tertentu memiliki tanggal expiry tertentu, dan jumlah stoknya. Semua unit dalam batch dianggap setara. 

Pada item-level, setiap unit atau kemasan punya identitas sendiri. Sistem tahu persis unit mana yang berada di mana dan telah pergi ke mana. Ini sangat berguna ketika batch terpecah ke banyak lokasi, banyak pelanggan, dan banyak retur. 

Pembahasan lengkapnya ada di Lot/Batch vs Item-Level. 

 

Tanda Bahwa Gudang Anda Membutuhkan Tracking yang Lebih Baik 

Periksa apakah pernyataan berikut familiar: 

  • Kedaluwarsa baru diketahui saat stok opname, bukan sebelumnya. 
  • Petugas gudang sering “menebak” barang mana yang diambil dulu. 
  • Data expiry hanya ada di nama file atau catatan tulisan tangan. 
  • Pelanggan pernah mengeluhkan menerima barang dengan sisa umur pendek. 
  • Tidak ada yang bisa menjawab cepat: “Berapa nilai barang kita yang kedaluwarsa dalam 60 hari ke depan?” 

 Satu atau dua saja sudah cukup alasan untuk mengevaluasi ulang proses. Jika lebih dari tiga terjadi, kemungkinan kerugian Anda lebih besar daripada yang terlihat. Hitung dengan panduan di Dampak Barang Kedaluwarsa terhadap Keuangan. 

 

Teknologi Pendukungnya 

Beberapa teknologi membuat tracking lebih akurat: 

  • Barcode 1D: umumnya hanya menyimpan kode produk, sehingga batch dan expiry harus diinput terpisah. 
  • Handheld scanner atau aplikasi mobile: memindai langsung di titik kerja sehingga data masuk tanpa ketik ulang. 
  • RFID: memungkinkan pembacaan banyak unit sekaligus, meski investasinya lebih besar dan perlu pertimbangan khusus. 

 

Indikator Keberhasilan Expiry Tracking 

Bagaimana tahu pelacakan Anda benar-benar bekerja? Pantau beberapa indikator sederhana setiap bulan: 

  • Persentase penerimaan yang datanya tervalidasi sebelum barang disimpan. 
  • Kepatuhan FEFO: berapa persen baris picking mengambil batch yang seharusnya. 
  • Waktu dari near-expiry terdeteksi hingga tindakan pertama. 
  • Akurasi data expiry pada audit sampel. 
  • Nilai write-off kedaluwarsa dibanding periode sebelumnya. 

 

Bila angka-angka ini membaik berbarengan, itu tanda bahwa pelacakan benar-benar mengubah perilaku, bukan sekadar menambah laporan. 

 

Kesimpulan 

Expiry date tracking yang efektif adalah sistem yang aktif: ia menangkap tanggal sejak penerimaan, mengaitkannya dengan lokasi, memandu picking, memberi peringatan dini, dan mencatat penanganan akhir. Semakin banyak aturan yang dijalankan sistem, semakin kecil ketergantungan pada ingatan manusia. 

Langkah praktis berikutnya: tentukan tingkat kematangan gudang Anda saat ini, lalu identifikasi satu titik di alur kerja di atas yang paling sering gagal. Untuk memahami mengapa tanggal per batch sering belum cukup, lanjutkan ke Lot/Batch vs Item-Level. 

 

 

Scroll to Top