Dampak Barang Kadaluwarsa

terhadap  Keuangan: 

Cara Menghitung Kerugian

(Write-Off) Anda

 

Ketika barang kadaluwarsa dimusnahkan, bagian keuangan biasanya mencatat satu angka: nilai pokok persediaan yang dihapuskan. Angka itu memang nyata, tetapi hanya sebagian dari kerugian sesungguhnya. Banyak perusahaan baru terkejut ketika menghitung total biaya yang ditanggung selama barang itu berada di gudang hingga akhirnya dibuang. 

Artikel ini menunjukkan komponen kerugian barang kadaluwarsa, rumus sederhana untuk menghitungnya, dan contoh angka. Ini bagian dari panduan lengkap manajemen expiry date. 

 

Apa Itu Write-Off Persediaan 

Write-off adalah penghapusan nilai persediaan dari pembukuan karena barang tidak lagi memiliki nilai jual, misalnya karena kadaluwarsa, rusak, atau hilang. Secara akuntansi, nilai tersebut berpindah dari akun persediaan menjadi beban. Perlakuan pajaknya bergantung pada ketentuan yang berlaku dan dokumentasi yang Anda miliki, sehingga sebaiknya dikonfirmasi dengan konsultan pajak atau akuntan Anda. 

Lima Komponen Kerugian yang Sering Terlewat 

1. Nilai pokok barang (harga perolehan) 

Ini komponen yang pasti tercatat: jumlah unit dikali harga beli atau biaya produksi per unit.  

2. Biaya penyimpanan selama barang menunggu 

Barang yang akhirnya kadaluwarsa biasanya sudah memakan ruang rak berbulan-bulan. Biaya ruang itu nyata: sewa gudang, listrik (terutama untuk penyimpanan berpendingin), tenaga kerja penanganan, dan asuransi. Cara kasarnya adalah menghitung biaya penyimpanan per lokasi palet per bulan, dikali lama barang tersimpan. 

3. Biaya modal yang tertahan 

Uang yang terikat pada stok yang tidak laku tidak bisa dipakai untuk hal lain. Jika perusahaan membiayai persediaan dengan pinjaman, biaya bunganya langsung terlihat. Jika memakai kas sendiri, tetap ada biaya peluang. 

4. Biaya pemusnahan dan administrasi 

Pemusnahan barang, terutama obat, makanan, dan kosmetik, memerlukan pihak ketiga, transportasi, berita acara, dan dokumentasi. Ada juga waktu staf untuk menyiapkan data dan mengurus izin atau saksi, tergantung jenis produk dan ketentuannya. 

5. Peluang penjualan yang hilang 

Ruang rak yang dipakai barang yang tidak akan terjual sebenarnya bisa dipakai untuk barang yang laku. Komponen ini sulit diukur presisi, tetapi pada gudang yang penuh, dampaknya nyata. 

Rumus Sederhana Total Biaya Kadaluwarsa 

Anda bisa memakai rumus berikut sebagai titik awal: 

Total kerugian = Nilai pokok + Biaya penyimpanan + Biaya modal + Biaya pemusnahan + (opsional) Margin yang hilang 

Dengan rincian: 

  • Nilai pokok = jumlah unit × harga perolehan 
  • Biaya penyimpanan = biaya per lokasi palet per bulan × jumlah palet × lama simpan (bulan) 
  • Biaya modal = nilai pokok × suku bunga tahunan × (lama simpan ÷ 12) 
  • Biaya pemusnahan = tarif vendor + transportasi + biaya administrasi 

 

Contoh Perhitungan 

Misalkan sebuah distributor menemukan 800 karton suplemen kadaluwarsa. Data (angka ilustrasi): 

  • Harga perolehan: Rp180.000 per karton 
  • Lama tersimpan: 8 bulan 
  • Menempati 10 palet dengan biaya Rp150.000 per palet per bulan 
  • Suku bunga pembiayaan: 10% per tahun 
  • Biaya pemusnahan dan administrasi: Rp4.000.000 

 

Perhitungannya: 

  • Nilai pokok: 800 × Rp180.000 = Rp144.000.000 
  • Biaya penyimpanan: Rp150.000 × 10 palet × 8 bulan = Rp12.000.000 
  • Biaya modal: Rp144.000.000 × 10% × (8 ÷ 12) = Rp9.600.000 
  • Biaya pemusnahan: Rp4.000.000 

 

Total kerugian: Rp144.000.000 + Rp12.000.000 + Rp9.600.000 + Rp4.000.000 = Rp169.600.000. 

Angka yang dilaporkan sebagai write-off mungkin hanya Rp144 juta, padahal beban sesungguhnya hampir 18% lebih besar. Itu belum menghitung margin penjualan yang seharusnya didapat jika barang laku. 

Angka di atas adalah ilustrasi. Gunakan data biaya gudang Anda sendiri agar hasilnya relevan. 

 

Cara Mengukur Tingkat Keparahan Masalah 

Satu kejadian tidak cukup memberi gambaran. Hitung beberapa indikator ini untuk 12 bulan terakhir: 

  • Rasio write-off kedaluwarsa = nilai write-off kedaluwarsa ÷ rata-rata nilai persediaan. Ini menunjukkan seberapa besar persediaan Anda menguap karena expiry. 
  • Rasio write-off terhadap penjualan = nilai write-off ÷ nilai penjualan. Berguna untuk membandingkan antar periode. 
  • Jumlah SKU penyumbang terbesar. Biasanya sebagian kecil SKU menyumbang sebagian besar kerugian. Fokus perbaikan di sana lebih efektif. 
  • Penyebab utama. Kategorikan: pembelian berlebih, penerimaan dengan sisa umur pendek, FEFO tidak dijalankan, barang retur, atau stok tersembunyi di lokasi yang jarang dicek. 

 

Pengelompokan penyebab inilah yang menunjukkan di mana perbaikan paling berpengaruh. Jika mayoritas kerugian berasal dari stok yang “terlupakan” di lokasi tertentu, masalahnya ada pada visibilitas, bukan pada pembelian. 

 

Dari Mana Kerugian Ini Biasanya Berasal 

Dalam praktik, penyebabnya jarang tunggal. Beberapa pola yang paling umum: 

Visibilitas data yang buruk. Barang tersimpan di lokasi yang tidak tercatat dengan benar, atau tanggal expiry tidak tersedia di sistem, sehingga tidak ada yang tahu barang itu mendekati batas. 

Rotasi stok yang tidak disiplin. Barang baru ditaruh di depan, barang lama tertinggal di belakang. Ini terjadi walau tim merasa sudah menerapkan FIFO. Penjelasannya ada di Kenapa Barang Tetap Kedaluwarsa Walau Sudah Pakai FIFO. 

Peramalan dan pembelian yang meleset. Pembelian dalam jumlah besar demi diskon dari pemasok bisa menghasilkan stok yang tidak habis sebelum expiry. 

Penerimaan tanpa standar. Barang diterima dengan sisa umur simpan yang terlalu pendek untuk dijual tepat waktu. 

Retur tanpa pemeriksaan. Barang retur masuk kembali ke stok tanpa dicek sisa umurnya. 

Langkah Praktis: Audit Kerugian dalam Satu Minggu 

  • Minta data pemusnahan dan write-off 12 bulan terakhir dari bagian keuangan. 
  • Kelompokkan per SKU dan per penyebab. 
  • Hitung biaya penyimpanan dan pemusnahan menggunakan rumus di atas. 
  • Tentukan 10 SKU dengan kerugian terbesar. 
  • Periksa stok yang ada sekarang untuk SKU yang sama: berapa yang sisa umurnya di bawah 90 hari? 

 

Langkah kelima sering membuat tim sadar bahwa kerugian berikutnya sudah ada di rak saat ini. Strategi menanganinya dibahas di Cara Menangani Barang Near-Expiry. 

Contoh Mini: Kerugian Tersembunyi pada Satu SKU 

Ambil satu SKU yang sering kedaluwarsa dan telusuri jalurnya. Misalnya, 200 unit senilai Rp25.000 per unit tersimpan 10 bulan di rak palet. Nilai pokoknya Rp5.000.000. Tetapi selama 10 bulan, 200 unit itu memakan sekitar dua lokasi palet. Jika satu lokasi palet berbiaya Rp150.000 per bulan, biaya penyimpanannya Rp3.000.000. Tambahkan biaya modal dan pemusnahan, dan total kerugian mendekati dua kali lipat nilai pokok. Ilustrasi ini menunjukkan mengapa barang yang “murah” pun bisa mahal bila lama tertahan. 

 

Pertanyaan yang Perlu Diajukan ke Bagian Keuangan 

Sebelum menghitung, kumpulkan jawaban berikut agar angka Anda bisa dipertanggungjawabkan: 

  • Akun mana yang mencatat write-off kedaluwarsa, dan apakah dipisahkan dari kerusakan atau kehilangan? 
  • Apakah biaya pemusnahan dicatat bersama write-off atau di akun lain? 
  • Berapa tarif biaya penyimpanan per lokasi palet per bulan yang dipakai perusahaan? 
  • Apa suku bunga atau biaya modal yang diakui untuk persediaan? 
  • Apakah ada klaim ke pemasok atau asuransi yang menutup sebagian kerugian? 

 

Jawaban ini memastikan perhitungan Anda konsisten dengan pembukuan, sehingga mudah diterima manajemen. 

 

Kesimpulan 

Kerugian barang kedaluwarsa lebih besar dari angka write-off di pembukuan. Dengan menambahkan biaya penyimpanan, biaya modal, dan biaya pemusnahan, Anda mendapat gambaran yang lebih jujur dan dasar yang lebih kuat untuk menilai investasi perbaikan. 

Setelah angka kerugian tahunan Anda jelas, Anda bisa membandingkannya dengan biaya solusi. Pelajari kerangkanya di Cara Menghitung ROI Pengurangan Barang Kedaluwarsa. 

 

Scroll to Top