Cara Melakukan Audit Expiry

Stock opname biasa menjawab satu pertanyaan: berapa jumlah barang yang ada? Untuk barang berumur simpan, itu belum cukup. Anda juga perlu tahu: barang apa yang ada, dari batch mana, kapan kedaluwarsanya, dan apakah data di sistem sesuai dengan kenyataan. Audit expiry menambahkan dimensi waktu ke dalam penghitungan stok. 

Artikel ini menjelaskan cara merencanakan dan menjalankan audit expiry, baik sebagai bagian dari stok opname penuh maupun cycle count rutin. Ini bagian dari panduan lengkap manajemen expiry date. 

Apa Bedanya Audit Expiry dengan Stock Opname Biasa 

Dalam praktik, keduanya digabung: saat menghitung, petugas juga mencatat batch dan expiry. 

Tujuan Audit Expiry 

• Memverifikasi akurasi data: apakah batch dan expiry di sistem sesuai kemasan fisik. 

• Menemukan barang bermasalah: kedaluwarsa, mendekati expiry, atau tersembunyi. 

• Menilai kepatuhan FEFO: apakah barang dengan expiry terdekat berada di posisi yang mudah diambil. 

• Menilai kondisi penyimpanan: pencampuran batch, kemasan rusak, dan kondisi lokasi. 

• Menghasilkan tindakan: daftar barang yang harus ditangani dengan pemilik dan tenggat. 

Dua Pendekatan: Stock Opname Penuh dan Cycle Count 

Stock opname penuh (periodik) 

Seluruh gudang dihitung pada satu waktu, biasanya tahunan atau semesteran, sering terkait kebutuhan akuntansi dan audit keuangan. Kelebihan: gambaran lengkap. Kekurangan: mengganggu operasional, melelahkan, dan hasilnya hanya fotokopi satu titik waktu, sehingga masalah expiry baru ketahuan setelah berbulan-bulan. 

Cycle count (berkelanjutan) 

Sebagian kecil lokasi atau SKU dihitung secara bergilir setiap hari atau minggu, sehingga seluruh gudang terhitung beberapa kali dalam setahun. Kelebihan: masalah terdeteksi lebih cepat, gangguan operasional kecil, dan fokus bisa diarahkan ke area berisiko. 

Untuk barang berumur simpan, cycle count dengan prioritas risiko biasanya lebih efektif daripada hanya mengandalkan opname tahunan. 

Menyusun Prioritas Audit Berbasis Risiko 

Tidak semua SKU perlu dihitung sama sering. Gunakan faktor berikut untuk menentukan frekuensi: 

• Umur simpan pendek: audit lebih sering. 

• Nilai tinggi: kerugian per unit kedaluwarsa besar. 

• Teregulasi: obat, alat kesehatan, produk bayi, suplemen. 

• Perputaran lambat: barang yang lama tersimpan. 

• Riwayat selisih atau kedaluwarsa: SKU yang sudah pernah bermasalah. 

• Lokasi berisiko: area overflow, rak tinggi, zona retur. 

Contoh: SKU kelas A berisiko tinggi dihitung bulanan, kelas B setiap kuartal, kelas C dua kali setahun. Sesuaikan dengan sumber daya dan toleransi risiko. 

Persiapan Sebelum Audit 

1. Tetapkan ruang lingkup. Lokasi, SKU, dan periode.
2. Bekukan atau kendalikan transaksi. Selama penghitungan, pergerakan barang pada area yang dihitung dihentikan atau dicatat dengan jelas agar angka tidak bergeser.
3. Siapkan daftar hitung. Daftar yang memuat lokasi, SKU, batch, dan expiry menurut sistem. Beberapa organisasi menyembunyikan jumlah sistem dari penghitung (blind count) agar objektif.
4. Latih tim. Pastikan semua orang memahami cara membaca label, format tanggal, dan prosedur pencatatan temuan.
5. Siapkan perlengkapan. Scanner atau lembar catatan, stiker penanda, senter untuk rak gelap, dan alat bantu akses rak tinggi.
6. Tentukan kriteria penerimaan. Misalnya toleransi selisih yang dapat diterima dan prosedur untuk selisih di atas toleransi.

Langkah Pelaksanaan 

1. Hitung kuantitas 

Hitung jumlah fisik per lokasi dan per batch. Pada pelacakan item-level, pemindaian unit-unit yang ada di lokasi mempercepat penghitungan dan sekaligus memverifikasi identitasnya. 

2. Catat batch dan expiry 

Baca dari kemasan fisik, bukan dari catatan sistem. Perhatikan format tanggal yang membingungkan (lihat Kesalahan Input Expiry Date). Pemindaian barcode 2D mengurangi kesalahan baca. 

3. Periksa kondisi 

Catat kemasan rusak, bocor, lembap, tanda serangan hama, atau pelanggaran kondisi penyimpanan. 

4. Periksa penataan 

Perhatikan apakah satu lokasi berisi lebih dari satu batch. Lihat Mencampur Batch dalam Satu Lokasi. Perhatikan juga apakah barang dengan expiry lebih dekat tertutup oleh yang lebih jauh. 

5. Tandai barang bermasalah 

Pasang penanda pada barang kedaluwarsa atau mendekati batas, dan pindahkan ke zona yang tepat (near-expiry atau karantina). 

6. Verifikasi silang 

Hitung ulang lokasi dengan selisih besar oleh orang lain. Untuk SKU berisiko tinggi, hitung ganda adalah praktik yang wajar. 

Menganalisis Hasil 

Bandingkan hasil fisik dengan sistem, lalu kategorikan temuan: 

• Selisih kuantitas: kurang atau lebih. Selidiki penyebab: salah picking, transaksi terlambat, pencurian, atau kerusakan. 

• Selisih batch: jumlah sama tetapi batch berbeda dari catatan. Ini indikasi pencampuran atau picking batch salah. 

• Selisih expiry: tanggal fisik berbeda dari sistem. Ini indikasi kesalahan input. 

• Barang kedaluwarsa atau near-expiry yang belum tertangani. 

• Barang tak tercatat: ada di fisik, tidak ada di sistem. 

Hitung metrik: 

Akurasi lokasi = jumlah lokasi sesuai ÷ jumlah lokasi dihitung × 100% 

Akurasi data expiry = jumlah batch dengan expiry sesuai ÷ jumlah batch dihitung × 100% 

Nilai barang kedaluwarsa dan near-expiry yang ditemukan. 

Tindak Lanjut Setelah Audit 

Audit tanpa tindak lanjut hanya menghasilkan laporan. Pastikan: 

• Koreksi data di sistem dengan alasan dan persetujuan sesuai kebijakan. 

• Tangani barang bermasalah: near-expiry ke jalur penyelamatan (Menangani Barang Near-Expiry), kedaluwarsa ke pemusnahan (Prosedur Pemusnahan). 

• Analisis akar masalah pada selisih berulang. 

• Tetapkan tindakan perbaikan dengan pemilik dan tenggat: misalnya SOP penerimaan diperbaiki, atau lokasi tertentu ditata ulang. 

• Komunikasikan hasil ke tim dan manajemen, termasuk tren antar-audit. 

• Jadwalkan audit ulang untuk memverifikasi perbaikan. 

Temuan yang Sering Muncul 

• Barang kedaluwarsa tersembunyi di rak atas atau area overflow. 

• Batch campur dalam satu lokasi tanpa catatan. 

• Tanggal expiry berbeda dari kemasan fisik. 

• Barang retur yang belum diproses menumpuk. 

• Kemasan rusak yang tidak dilaporkan. 

• Barang tanpa lokasi di sistem. 

Temuan-temuan ini mengarah pada akar masalah yang dibahas di Kenapa Barang Tetap Kedaluwarsa Walau Sudah Pakai FIFO. 

Audit dengan Bantuan Sistem 

Audit manual dengan lembar kertas bisa dilakukan, tetapi memakan waktu dan rentan salah salin. Sistem membantu dengan: 

• Daftar hitung otomatis berdasarkan prioritas risiko. 

• Pemindaian di lokasi yang langsung membandingkan dengan data sistem. 

• Penandaan selisih secara real-time. 

• Alur persetujuan koreksi dengan jejak audit. 

• Laporan akurasi per area, per petugas, dan per periode. 

Pada pelacakan item-level, audit dapat memverifikasi setiap unit, bukan sekadar menghitung kuantitas. Pemindaian seluruh unit di lokasi langsung menunjukkan unit yang hilang, salah tempat, atau berbeda batch. Lihat Lot/Batch vs Item-Level. 

Template Audit Cepat 

Untuk memulai tanpa sistem, gunakan lembar audit sederhana dengan kolom: lokasi, SKU, batch menurut sistem, batch fisik, expiry menurut sistem, expiry fisik, jumlah sistem, jumlah fisik, kondisi, dan tindakan. Template lengkap tersedia di Template Audit Risiko Expiry di Gudang Anda. 

Kesimpulan 

Audit expiry memperluas stock opname dengan memeriksa batch, tanggal kedaluwarsa, kondisi, dan penataan, bukan hanya jumlah. Cycle count berbasis risiko lebih cepat menangkap masalah daripada opname tahunan semata, dan nilai audit ada pada tindak lanjutnya: koreksi data, penanganan barang bermasalah, dan perbaikan akar masalah. 

Langkah praktis: pilih 10 SKU berumur simpan paling berisiko, hitung lokasinya minggu ini, dan bandingkan batch serta expiry fisik dengan sistem. 

Cluster berikutnya membahas kebutuhan spesifik tiap industri. Mulai dari Expiry Date di Farmasi dan Alat Kesehatan.